Wenn Sie im Online-Handel tätig sind, haben Sie es mit vielen verschiedenen Daten zu tun: Stammdaten von Kunden inkl. Lieferadressen und Bankverbindungen, von Lieferanten und Partnern und Produktdaten und -informationen. Da kommt schnell ein Haufen an Informationen zusammen, der im Zweifelsfall in verschiedenen Programmen verarbeitet wird. Dass Daten sich regelmäßig ändern können und eventuell auch in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Märkte vorgehalten werden müssen, vergrößert die Datenmenge um ein Vielfaches. Ohne ein System geht schnell der Überblick verloren – und damit auch kostbare Zeit und vor allem Umsatz.
Was ist so schlimm daran, wenn Daten einmal in ein Programm eingetragen und nicht wieder bearbeitet werden?
Egal ob Daten händisch erfasst oder aus einem anderen Programm importiert werden – bei der Eingabe von großen Datenmengen passieren Fehler. Das klingt erstmal nicht fatal, kann aber weitreichende Konsequenzen haben: Ein Zahlendreher in einer Bankverbindung führt zur Stornierung einer Abbuchung, eine falsch geschriebene Adresse kann nicht beliefert werden und wenn die Maßangaben für ein Produkt nicht stimmen, sind Kunden unzufrieden und machen von ihrem Rückgaberecht Gebrauch. Das alles bringt Sie langfristig um jede Menge Umsatz!
Aber selbst, wenn Sie bei der ersten Erfassung alle Daten exakt korrekt in Ihr Programm eintragen, können Sie sich nicht ausruhen. Daten ändern sich nämlich und zwar regelmäßig: Der Zulieferer hat eine neue Telefonnummer, ein paar Kunden ziehen um und ein Produkt wird generalüberholt auf den Markt gebracht. Wenn Sie keinen Prozess und kein System für die Sicherstellung der Aktualität Ihrer Daten haben, häufen sich fehlerhafte Datensätze an, die enorme Nachbearbeitungszeiten verursachen.
Wie können Daten aktuell gehalten werden?
Um sicherzustellen, dass Ihre Daten stets möglichst korrekt und aktuell sind, können Sie ein paar einfache, aber effektive Schritte umsetzen:
- Halten Sie genau fest, welche Abteilungen bzw. Ansprechpartner für die Aktualität der Daten verantwortlich sind und kommunizieren Sie dies im Unternehmen.
- Definieren Sie einen Prozess für die Überprüfung und Überarbeitung bestehender Datensätze.
- Legen Sie Standards für die Erfassung neuer Datensätze an: Welche Informationen sollen in welcher Form und an welchem Ort festgehalten werden?
Überprüfen Sie die Daten regelmäßig! Eine kontinuierliche Prüfung von jeweils einigen wenigen Datensätzen ist sinnvoller als selten, aber dafür viele Daten auf einmal zu aktualisieren.
Welche anderen Faktoren spielen für den Online-Handel im Bereich Daten eine Rolle?
Besonders im Bereich der Produktdaten kann die Umsetzung von ein paar Tipps enorme Umsatzsteigerungen und die Reduktion von Arbeitszeiten bedeuten:
- Einheitliche Standards erleichtern Kunden die Orientierung. Entscheiden Sie sich deshalb grundlegend dafür, ob Sie z.B. Längen in cm oder mm, Gewicht in g, kg, oder t und Flüssigkeitsmengen in ml oder l angeben wollen.
- Einheitliche Terminologie schafft Wiedererkennungswert und erleichtert das Verfassen von Produktdaten. Legen Sie fest, ob Sie Maßangaben ausschreiben oder als Abkürzung angeben wollen und wie Sie z.B. Farben beschreiben. Wird jedes blaue T-Shirt als blau angegeben oder differenzieren Sie zwischen verschiedenen Tönen? Wer legt fest, welchen exakten Ton ein Produkt hat?
- Passen Sie Ihre Produktinformationen an Ihre Zielgruppe an. Wenn Sie sowohl B2B- als auch B2C-Kunden bedienen, lohnen sich unterschiedliche Angaben. Einen Händler interessieren andere Produktmerkmale als einen Kunden.
- Denken Sie an Suchmaschinenoptimierung! Relevante Keywords sollten in Ihren Produktinformationen enthalten sein.
- Die Angabe von Sicherheitshinweisen und Altersfreigaben sind nicht nur für Ihre Kunden interessant, sondern teilweise rechtlich vorgeschrieben. Bei Nicht-Beachtung droht ein Bußgeld.
- Passen Sie Ihre Daten international an. Wenn Sie Kunden in Ländern mit anderen Maßeinheiten (z.B. in den Vereinigten Staaten) ansprechen wollen, müssen Ihre Angaben daran angepasst werden. Statt Zentimetern kennt man vielleicht Inches.
Halten Sie sich an die Standards des Kanals. Wenn Sie zusätzlich zu oder anstelle von einem eigenen Online-Shop Produkte auf Plattformen wie Amazon oder eBay anbieten, müssen Ihre Produktinformationen an die dort herrschenden Standards angepasst werden.
Wie kann die Qualität großer Datenmengen gewährleistet werden?
Wenn Sie bereits festgelegte Standards haben und die Verantwortung für die Prüfung Ihrer Daten bereits geklärt ist, haben Sie schon viel richtig gemacht. Insbesondere ein Online-Handel mit vielen oder oft wechselnden Daten hat aber schnell ein Ausmaß an Informationen, das nicht mehr von reiner Menschenhand bearbeitet werden kann.
Dafür lohnt sich die Integration eines oder mehrerer Tools. Für die Erstellung einheitlicher Produktdaten eignet sich ein Product-Information-Management-System (kurz PIM). Moderne Programme zur automatisierten Texterstellung können aus den Daten dann fertige Produkttexte generieren und sogar qualitativ hochwertig in andere Sprachen übersetzen.
Um die Qualität von bestehenden Daten zu prüfen und optimieren, setzen Sie eine Data-Quality-Manager-Software ein. Diese kann abgleichen, ob z.B. Postleitzahlen dem landesspezifischen Standard entsprechen oder die Kombination eines Straßennamens mit einer Postleitzahl existiert. Gefundene Fehler werden an ein angeschlossenes ERP-System geleitet und können dort von einem menschlichen Mitarbeiter verarbeitet werden. Integrierte Reportings analysieren den Fortschritt der Datenqualität.
Noch einmal zusammengefasst:
Sie können es sich nicht leisten, Ihre Datenbanken mit falschen oder inkonsistenten Informationen zu befüllen. Klar definierte Standards und Prozesse, verantwortliche Mitarbeiter und der Einsatz von modernen Softwares erhöhen die Qualität Ihrer Daten. Damit werden Rückbuchungen, unzustellbare Pakete und damit verbundene längere Lieferzeiten und außerdem Rücksendungen aufgrund fehlerhafter oder irreführender Produktinformationen auf ein Minimum reduziert. Sie haben mehr zufriedene Kunden und weniger Arbeitsaufwand und können dadurch eine eindeutige Umsatzsteigerung verzeichnen.